De payroll - kostenpost of steunpilaar?

Iedere succesvolle organisatie krijgt vroeg of laat te maken met een payroll. Een bedrijf dat groeit heeft immers personeel nodig, en het beheren van het personeelsbestand en de daarmee samenhangende kosten verloopt via de payroll. Zonder goede administratie van de payroll kan het personeel niet uitbetaald worden en staat het werk al gauw stil. Voor velen blijkt hieruit duidelijk dat een dergelijke administratie een onmisbaar onderdeel is van de bedrijfsvoering. Dat deze administratie kosten met zich meebrengt nemen veel ondernemers voor lief - de continuïteit van de onderneming gaat immers voor.

Helaas vormt deze visie vaak een beperking van de mogelijkheden om de interne organisatie te verbeteren. Dat payroll administratie noodzakelijk is staat vast - het is nota bene wettelijk verplicht om een overzicht van personeelskosten bij te houden. Daarnaast kunnen belangrijke gegevens over de prestaties van de organisatie aan de payroll ontleend worden. Deze informatie is noodzakelijk om goede beslissingen te kunnen maken. Dit neemt echter niet weg dat de kosten van het bijhouden van de payroll snel kunnen toenemen. En in het huidige economisch klimaat is het geen overbodige luxe om deze kosten nader te bekijken.

Modern omgaan met de payroll

Een groot deel van de kosten van de payroll administratie zijn paradoxaal genoeg personeelskosten. Zeker tegenwoordig kunnen deze kosten onverantwoord hoog zijn. De afdeling die belast is met de administratie van de payroll levert immers geen directe bijdrage aan de omzet van het bedrijf. Daarnaast groeit de complexiteit van de payroll mee met de organisatie, waardoor het beheren ervan steeds meer kost. Deze kostenstructuur is grotendeels te wijten aan de traditionele opvattingen rond de payroll administratie. Op alle gebieden wordt in moderne bedrijven aan multitasking gedaan, maar de administratie is altijd een gespecialiseerd eiland gebleven.

Het lijkt vaak lastiger om deze situatie te veranderen dan daadwerkelijk het geval is. Door managers en teamleiders te vragen een deel van de payroll bij te houden kan de administratieve afdeling flink ingekrompen worden. Voor deze aanpak is bijscholing vaak wel noodzakelijk. Een andere makkelijke manier om de kosten van de payroll te beperken is het uitbesteden ervan. Door een gespecialiseerd payroll bureau in te schakelen kunnen de administratieve verplichtingen volledig buiten de organisatie geplaatst worden.

De payroll als hulpmiddel

Anders omgaan met de payroll heeft meerdere voordelen. Ten eerste zorgt het voor lagere kosten; er kan fors bespaard worden op administratief personeel en het uitbesteden van de payroll bij een gespecialiseerd bedrijf kost vaak minder dan vroeger bij interne administratie het geval was.

Naast besparing is er echter nog een belangrijk tweede voordeel: de payroll kan nu beter ingezet worden als hulpmiddel om het bedrijf te besturen. Wanneer managers zelf meer inzicht krijgen in de kosten van personeel kunnen zij beter aansturen. Daarnaast zijn externe payroll bureaus vaak in staat waardevolle kengetallen af te leiden uit de administratieve gegevens. Zo wordt de payroll niet alleen goedkoper, maar ook handiger.