De payroll en haar rol in de organisatie

Wanneer een organisatie eenmaal besluit werknemers in te huren om bepaalde cruciale rollen in het arbeidsproces te vervullen is het aanleggen van een payroll onvermijdelijk. Het aangaan van een arbeidsrelatie brengt namelijk ook voor de werkgever een aantal sociale en wettelijke verplichtingen met zich mee. Hieronder valt een stipte, regelmatige en correcte betaling van het verschuldigde salaris, alsmede het inhouden van premies voor sociale verzekeringen en andere belastingen. Voor de payroll is hier een functie weggelegd als verzamelpunt van informatie en ijkpunt voor bedrijfsprocessen, wat de payroll maakt tot een uitstekend hulpmiddel voor het besturen van de organisatie.

In de basis vormt de payroll een duidelijk overzicht van personeelskosten, declaraties, bonusregelingen en belasting waarmee de organisatie erop toe kan zien dat zij voldoen aan hun financiële verplichtingen jegens hun medewerkers. De payroll is echter naast een belangrijk operationeel hulpmiddel ook een waardevol strategisch instrument, mits de gegevens in de payroll door de organisatie goed worden aangewend.


Strategie en tactiek: het belang van payroll analyse

Het moge duidelijk zijn dat de payroll administratie een centrale rol heeft in het operationeel financieel management van een onderneming; het stelt de organisatie in staat haar medewerkers te betalen en zorgt op die manier voor continuïteit binnen de onderneming. Maar de gegevens uit de payroll zijn ook bij uitstek geschikt voor het bepalen van de beste strategische koers voor het bedrijf. De payroll zegt immers iets over de kosten die gemaakt worden bij het realiseren van de processen waarmee de onderneming zich onderscheidt. Een nadere analyse van de payroll kan helpen bij het maken van de juiste strategische en tactische beslissingen; door de gemaakte kosten te vergelijken met de resultaten die daaruit voortvloeien kan nauwkeurig bepaald worden welke business units goed presteren en welke niet. Deze informatie uit de payroll kan vervolgens gebruikt worden om bij te sturen op interne processen, de kostenstructuur te veranderen en de concurrentiepositie te verbeteren.


Payroll analyse, een nuttig hulpmiddel
De wijze waarop een organisatie informatie uit haar payroll kan afleiden hangt af van de wijze waarop de data in de payroll wordt opgeslagen. Een andere factor is het ontwerp van de payroll administratie – deze verschilt van organisatie tot organisatie. Maar of de payroll nu is opgeslagen in Excel of in geavanceerde, speciaal daarvoor ontwerpen beheersystemen, de kengetallen die uit de payroll afgeleid kunnen worden blijven grotendeels onveranderd.

Een voorbeeld hiervan is het 'direct gebruik van arbeid', een kengetal dat wordt berekend door de toegewezen payroll per taak of project te delen door de totale payroll. Hiermee kunnen uitspraken gedaan worden over de efficiëntie van de onderneming. Ook andere kengetallen zoals arbeidsproductiviteit en overhead kunnen worden afgeleid uit de totale payroll. Aangezien de payroll voor de meeste ondernemingen verreweg de grootste kostenpost vertegenwoordigt en het van groot belang is voor de gezondheid van een bedrijf om de eigen financiële positie te kunnen