Meer aandacht voor payroll training

De sector voor payroll diensten in Nederland groeit gestaag door. Waar het uitbesteden van de loon- en personeelsadministratie eerst nog met argwaan werd bekeken besluiten bedrijven inmiddels steeds vaker om de stap te wagen naar extern beheer van de eigen administratie. Het nieuwe, zo zegt men, is er wel vanaf.

De groei van de sector brengt echter nog steeds met regelmaat nieuwe ontwikkelingen met zich mee. Ontwikkelingen die niet door iedereen worden waargenomen. Er mag dan veel aandacht zijn voor de invloed die payroll dienstverleners uitoefenen op het zakelijke bestaan van hun klanten, maar er wordt nauwelijks gekeken naar de invloed die de payroll sector uitoefent op zichzelf.

De geschiedenis leert ons dat nieuwe branches zelden doelmatig ontworpen worden. Het eerste vliegtuig werd niet bestuurd door een speciaal daarvoor opgeleide piloot. In eerste instantie kan die kwalificatie immers niet bestaan – het is een kwestie van organische groei en trial and error voordat een branche een formele identiteit kan krijgen. Ook bij payroll diensten is dit het geval. En net als bij andere nieuwe branches loont het bij de payroll branche om deze identiteit nader te bekijken.

Acceptatie van payroll neemt toe
Payroll diensten mogen dan voor steeds meer bedrijven een acceptabele optie zijn, maar wat betekent dit voor de payroll-branche zelf? In de eerste plaats meer omzet – en natuurlijk meer controle door de overheid. Maar daarnaast worden er inmiddels steeds meer vakopleidingen aangeboden die toegespitst zijn op de payroll branche. Diverse opleidingsinstituten bieden inmiddels specifieke cursussen om studenten voor te bereiden op een carrière als payroll specialist, salarisadministrateur of financiële outsourcer. Op zich niet verwonderlijk, aangezien de groei van de branche een toenemende behoefte aan gekwalificeerd personeel met zich meebrengt.

Tegelijkertijd onstaan er vragen over de houdbaarheid van de payroll industrie. Flexibilisering en outsourcing zijn nu populair, maar wat gebeurt er wanneer de markt verandert? In hoeverre is de acceptatie van payroll en de toegenomen aandacht voor specifiek onderwijs een blijvend fenomeen?

Is onderwijs de legitimisering van payroll diensten?
Er is de afgelopen jaren veel gesproken over payroll diensten, en het is aannemelijk dat deze betrekkelijk nieuwe industrie de gemoederen ook in de komende jaren bezig zal houden. Critici van payroll diensten doen de sector af als een uitwas van de financiële crisis, een marginale dienst die door de natuurlijke neiging om operationele kosten laag te houden is gegroeid. Wanneer de economie zich stabiliseert, zo zegt men, zal de rol van payroll diensten weer afnemen. Voorstanders pareren dit standpunt normaliter met een verwijzing naar de blijvende waarde van flexibilisering. Toenemende globalisering betekent meer focus op de core business, wat weer leidt tot een behoefte aan externe payroll services. Maar er is ook een derde manier om naar de ontwikkelingen in de payroll branche te kijken.

Het bestaan van opleidingen voor payroll specialisten is natuurlijk geen garantie dat deze branche eeuwig bestaansrecht heeft. Wat dat betreft hebben de critici op het eerste gezicht gelijk. Maar welke branche heeft dat wel? Het zakelijke umfeld is continu in beweging, en zal ook in de toekomst nieuwe kansen met zich meebrengen. Payroll opleidingen hoeven dus niets te legitimiseren. Ze zorgen namelijk voor een nieuwe generatie professionals die verder vorm zullen geven aan de toekomst – of payroll diensten nu blijven, of vervangen worden door modernere alternatieven.

De payroll - kostenpost of steunpilaar?

Iedere succesvolle organisatie krijgt vroeg of laat te maken met een payroll. Een bedrijf dat groeit heeft immers personeel nodig, en het beheren van het personeelsbestand en de daarmee samenhangende kosten verloopt via de payroll. Zonder goede administratie van de payroll kan het personeel niet uitbetaald worden en staat het werk al gauw stil. Voor velen blijkt hieruit duidelijk dat een dergelijke administratie een onmisbaar onderdeel is van de bedrijfsvoering. Dat deze administratie kosten met zich meebrengt nemen veel ondernemers voor lief - de continuïteit van de onderneming gaat immers voor.

Helaas vormt deze visie vaak een beperking van de mogelijkheden om de interne organisatie te verbeteren. Dat payroll administratie noodzakelijk is staat vast - het is nota bene wettelijk verplicht om een overzicht van personeelskosten bij te houden. Daarnaast kunnen belangrijke gegevens over de prestaties van de organisatie aan de payroll ontleend worden. Deze informatie is noodzakelijk om goede beslissingen te kunnen maken. Dit neemt echter niet weg dat de kosten van het bijhouden van de payroll snel kunnen toenemen. En in het huidige economisch klimaat is het geen overbodige luxe om deze kosten nader te bekijken.

Modern omgaan met de payroll

Een groot deel van de kosten van de payroll administratie zijn paradoxaal genoeg personeelskosten. Zeker tegenwoordig kunnen deze kosten onverantwoord hoog zijn. De afdeling die belast is met de administratie van de payroll levert immers geen directe bijdrage aan de omzet van het bedrijf. Daarnaast groeit de complexiteit van de payroll mee met de organisatie, waardoor het beheren ervan steeds meer kost. Deze kostenstructuur is grotendeels te wijten aan de traditionele opvattingen rond de payroll administratie. Op alle gebieden wordt in moderne bedrijven aan multitasking gedaan, maar de administratie is altijd een gespecialiseerd eiland gebleven.

Het lijkt vaak lastiger om deze situatie te veranderen dan daadwerkelijk het geval is. Door managers en teamleiders te vragen een deel van de payroll bij te houden kan de administratieve afdeling flink ingekrompen worden. Voor deze aanpak is bijscholing vaak wel noodzakelijk. Een andere makkelijke manier om de kosten van de payroll te beperken is het uitbesteden ervan. Door een gespecialiseerd payroll bureau in te schakelen kunnen de administratieve verplichtingen volledig buiten de organisatie geplaatst worden.

De payroll als hulpmiddel

Anders omgaan met de payroll heeft meerdere voordelen. Ten eerste zorgt het voor lagere kosten; er kan fors bespaard worden op administratief personeel en het uitbesteden van de payroll bij een gespecialiseerd bedrijf kost vaak minder dan vroeger bij interne administratie het geval was.

Naast besparing is er echter nog een belangrijk tweede voordeel: de payroll kan nu beter ingezet worden als hulpmiddel om het bedrijf te besturen. Wanneer managers zelf meer inzicht krijgen in de kosten van personeel kunnen zij beter aansturen. Daarnaast zijn externe payroll bureaus vaak in staat waardevolle kengetallen af te leiden uit de administratieve gegevens. Zo wordt de payroll niet alleen goedkoper, maar ook handiger.

De payroll en haar rol in de organisatie

Wanneer een organisatie eenmaal besluit werknemers in te huren om bepaalde cruciale rollen in het arbeidsproces te vervullen is het aanleggen van een payroll onvermijdelijk. Het aangaan van een arbeidsrelatie brengt namelijk ook voor de werkgever een aantal sociale en wettelijke verplichtingen met zich mee. Hieronder valt een stipte, regelmatige en correcte betaling van het verschuldigde salaris, alsmede het inhouden van premies voor sociale verzekeringen en andere belastingen. Voor de payroll is hier een functie weggelegd als verzamelpunt van informatie en ijkpunt voor bedrijfsprocessen, wat de payroll maakt tot een uitstekend hulpmiddel voor het besturen van de organisatie.

In de basis vormt de payroll een duidelijk overzicht van personeelskosten, declaraties, bonusregelingen en belasting waarmee de organisatie erop toe kan zien dat zij voldoen aan hun financiële verplichtingen jegens hun medewerkers. De payroll is echter naast een belangrijk operationeel hulpmiddel ook een waardevol strategisch instrument, mits de gegevens in de payroll door de organisatie goed worden aangewend.


Strategie en tactiek: het belang van payroll analyse

Het moge duidelijk zijn dat de payroll administratie een centrale rol heeft in het operationeel financieel management van een onderneming; het stelt de organisatie in staat haar medewerkers te betalen en zorgt op die manier voor continuïteit binnen de onderneming. Maar de gegevens uit de payroll zijn ook bij uitstek geschikt voor het bepalen van de beste strategische koers voor het bedrijf. De payroll zegt immers iets over de kosten die gemaakt worden bij het realiseren van de processen waarmee de onderneming zich onderscheidt. Een nadere analyse van de payroll kan helpen bij het maken van de juiste strategische en tactische beslissingen; door de gemaakte kosten te vergelijken met de resultaten die daaruit voortvloeien kan nauwkeurig bepaald worden welke business units goed presteren en welke niet. Deze informatie uit de payroll kan vervolgens gebruikt worden om bij te sturen op interne processen, de kostenstructuur te veranderen en de concurrentiepositie te verbeteren.


Payroll analyse, een nuttig hulpmiddel
De wijze waarop een organisatie informatie uit haar payroll kan afleiden hangt af van de wijze waarop de data in de payroll wordt opgeslagen. Een andere factor is het ontwerp van de payroll administratie – deze verschilt van organisatie tot organisatie. Maar of de payroll nu is opgeslagen in Excel of in geavanceerde, speciaal daarvoor ontwerpen beheersystemen, de kengetallen die uit de payroll afgeleid kunnen worden blijven grotendeels onveranderd.

Een voorbeeld hiervan is het 'direct gebruik van arbeid', een kengetal dat wordt berekend door de toegewezen payroll per taak of project te delen door de totale payroll. Hiermee kunnen uitspraken gedaan worden over de efficiëntie van de onderneming. Ook andere kengetallen zoals arbeidsproductiviteit en overhead kunnen worden afgeleid uit de totale payroll. Aangezien de payroll voor de meeste ondernemingen verreweg de grootste kostenpost vertegenwoordigt en het van groot belang is voor de gezondheid van een bedrijf om de eigen financiële positie te kunnen